ماندهٔ بدهکار را کم می‌کند
چیزی فیزیکی نگرفته‌اید، اما از طلب خود گذشته‌اید یا هزینه‌ای پذیرفته‌اید؛ بنابراین اثر آن برای شما زیان است.
ماندهٔ طلبکار را زیاد می‌کند
چیزی فیزیکی نداده‌اید، اما طرف مقابل باید بابت خدمت یا اختلافی از شما طلبکار شود؛ بنابراین ابتدا طلب او ثبت می‌شود.
مثال ۱ · اختلاف حساب
وقتی اختلاف را بین دو طرف تقسیم می‌کنید
اگر اختلاف حساب ۱٫۸۸۰ گرم است و توافق کرده‌اید هر طرف ۰٫۹۴۰ گرم را بپذیرد، برای کم‌کردن سهم پذیرفته‌شده از بدهی طرف حساب، ردیف «دریافت» با کد ۸ بزنید.
- وزن توافق‌شده را وارد کنید.
- در «بابت» بنویسید: اصلاح حساب.
- در یادداشت، اصل اختلاف و نحوهٔ تقسیم را ثبت کنید.
به حافظه تکیه نکنید؛ بهترین سند، سندی است که بعداً خودش توضیح بدهد چرا این عدد ثبت شده است.
مثال ۲ · هزینهٔ بانکی
بانک مبلغی را بدون پرداخت دستی شما کم کرده است
در پرینت بانک می‌بینید ۱۵٬۰۰۰ تومان بابت صدور دسته‌چک از حساب کم شده است. پولی به بانک تحویل نداده‌اید؛ برداشت را خود بانک انجام داده، پس آن را با کد ۸ و بابت «هزینهٔ بانکی» ثبت کنید.
- مبلغ را مطابق پرینت بانک وارد کنید.
- یادداشت «هزینهٔ صدور دسته‌چک» را اضافه کنید.
- پس از ثبت، موجودی بانک و خلاصه وضعیت را کنترل کنید.
ثبت دریافت یا پرداخت نقدیِ معمولی در این حالت، به‌اشتباه جابه‌جایی فیزیکی پول را القا می‌کند.
مثال ۳ · اجرت تعمیرات
اول اجرت را روی حساب مشتری بنشانید
مشتری گوشواره‌ای برای تعمیر داده و باید ۳۰٬۰۰۰ تومان اجرت بپردازد. تا وقتی پول را نگرفته‌اید، نباید دریافت نقدی ثبت کنید. ابتدا با کد ۸ و بابت «اجرت تعمیرات» مشتری را بدهکار کنید؛ هنگام دریافت واقعی وجه، سند دریافت نقدی جداگانه بزنید.
مرحلهٔ اول تعهدِ مشتری را ثبت می‌کند؛ مرحلهٔ دوم فقط وقتی است که پول واقعاً به دست شما رسیده باشد.
مثال ۴ · اجرت حمل
طلب حمل‌کننده را پیش از پرداخت ثبت کنید
اگر حمل‌کننده بابت انتقال طلا از شهرستان طلبکار است ولی هنوز وجهی به او نداده‌اید، کد ۸ را با بابت «اجرت حمل» ثبت کنید تا طلب او شکل بگیرد. هر زمان پول واقعاً پرداخت شد، پرداخت نقدی یا حوالهٔ بانکی را جدا ثبت کنید.
- کد ۸: ایجاد یا اصلاح مانده بابت خدمت.
- پرداخت بعدی: ثبت جابه‌جایی واقعی پول.
مثال ۵ · تفاوت شمش
تفاوت دریافتیِ آبشده‌فروش را ثبت کنید
اگر از آبشده‌فروش شمش گرفته‌اید و او بابت تفاوت شمش مبلغی مطالبه کرده که هنوز نپرداخته‌اید، با کد ۸ و بابت «تفاوت شمش» طلب او را ثبت کنید. بعداً، هنگام پرداخت واقعی، سند پرداخت مناسب را بزنید.
این ردیف فقط تفاوت حساب را ثبت می‌کند و نباید موجودی شمش را دوباره تغییر دهد.
چهار پرسش پیش از ثبت
چیزی فیزیکی ردوبدل شده؟ اگر بله، از نوع واقعی همان رویداد — نقد، حواله، چک، طلا یا جنس — استفاده کنید.
فقط مانده باید اصلاح شود؟ اگر بله، کسر و اضافه یا کد ۸ انتخاب درست است.
اثر حساب به کدام سمت است؟ دریافتِ کد ۸ برای شما زیان و پرداختِ کد ۸ برای شما سود محسوب می‌شود.
علت بعداً روشن می‌ماند؟ بابت و یادداشت را دقیق بنویسید و در صورت امکان به فاکتور یا پرینت مرجع اشاره کنید.
